Bilindiği üzere, işçiler tarafından açılan iş davalarının çoğu işverenler aleyhine sonuçlanmakta, bu durum ise toplumda mahkemelerin “işçi lehine yorum ilkesi” gereği işçiyi koruduğu ve davaları işçi lehine sonuçlandırdığı yönünde yanlış bir kanaat oluşturmaktadır. İşverenler ise açılan davaların sadece iyi bir savunma ile kazanılacağını düşünmekte ve işçileri çalıştırırken gerekli tedbirleri almamakta, sonuç olarak aleyhine dava açıldığında haklılığını ispatlayacak belgeleri mahkemeye sunamadığından davaları kaybetmektedir. Bu nedenle bu yazımızda işverenlerin işçi çalıştırırken nelere dikkat etmesi gerektiği hususunu irdelemeyi uygun gördük.
İş Mahkemesinde işçi tarafından açılan davada, mahkeme işverenden işçinin özlük dosyası ile birlikte cevap sunmasını istemektedir. İşveren, hazırladığı özlük dosyası ile davada aleyhine oluşacak zararı minimuma indirebilmektedir. Öncelikle özlük dosyasının nasıl hazırlanması ve içeriğinde neler bulunması gerektiğini maddeler halinde belirtelim;
1-İşe Giriş Evrakları: 4857 Sayılı İş Kanunu’nun 75.maddesinde “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.” hükmü düzenlenmiş, bu maddeye aykırılık halinde ise para cezası yaptırımı öngörülmüştür. Bu durumda işveren, öncelikle işçinin kimlik fotokopisi, nüfus kayıt örneği, adli sicil kaydı, sağlık raporu, askerlik durumunu gösteren belgeler, diploma fotokopisi ve fotoğraf gibi evraklarını işçiden teminen özlük dosyasını oluşturmalıdır.
2-İş Sözleşmesi: Süresi 1 yıl ve daha fazla olan iş sözleşmelerinin yazılı olarak yapılması zorunludur. İş sözleşmesi özlük dosyasında mutlaka bulundurmalıdır. İşveren, iş sözleşmesinde çalışma koşullarını İş Kanununa aykırı olmayacak şekilde düzenler, işçi de sözleşmeyi kabul ederek imzalarsa, işçinin sözleşmeye aykırılık teşkil eden bir iddiada bulunması halinde, işverenin iş sözleşmesini delil olarak göstermek suretiyle bu iddiayı bertaraf etmesi mümkündür. Yani iş sözleşmesi birçok durumda işveren lehine delil teşkil etmektedir. Örnek vermek gerekirse, iş sözleşmesinde “yıllık 270 saate kadar yapılacak fazla çalışmalar ücrete dahildir.” şeklinde tarafların anlaştığı bir maddenin varlığı halinde, işçinin fazla mesai talepli açtığı davada işverenin, iş sözleşmesinde yer alan bu madde ile fazla mesai talebini bertaraf etmesi mümkündür. Ancak hemen belirtelim ki, fazla mesai için her yıl işçiden yazılı onay alınması gerektiğinden, işverenin sözleşmedeki bu maddeye rağmen, fazla mesai yaptırmak için her yılbaşında işçiden yazılı onay alması zorunludur. Aksi halde iş sözleşmesine konulan bu madde bir anlam ifade etmeyecektir.
3- Bordrolar: Bordrolar, iş davalarında delil olarak sunulan en önemli belgelerden biridir. Zira usulüne uygun düzenlenmiş bordrolar ile işveren işçinin fazla mesai, yıllık izin, hafta tatili vs. ücretlerini ödediğini ispatlar. Ancak bunun için bordroda her birimin karşılığının açıkça belirtilmesi gerekmektedir. Örneğin, işçi fazla mesai yaptıysa, bunun karşılığında kendisine ne kadar ücret ödendiği bordroda açıkça belirtilmeli, yapmadıysa ilgili kısım kesinlikle boş bırakılmamalı “0” olarak gösterilmelidir. Yine bordroda gösterilen işçinin hak ettiği net miktar ile işçiye yapılan ödeme birbirini karşılamalıdır. İspat kolaylığı açısından işçiye yapılan her türlü ödemenin de banka kanalı ile işçinin maaş hesabına yapılması gerekmektedir. Bu durumda yaptığı fazla mesainin karşılığını alan işçi, fazla mesai talepli dava açtığında, işveren bordro ve banka dekontlarını sunarak bu talebi bertaraf edecektir.
Bordroların düzenli şekilde işçilere imzalatılması gerekmektedir. Zira aksi durumda, işçi tanık beyanıyla bordro içeriğinin aksini ispatlayabilecektir. Gerçekten de uygulamada işçiler tarafından açılan davalarda, fazla mesai tahakkukunu içermesine rağmen imzasız olan bordrolar geçerli kabul edilmemekte, mahkemeler işçi tarafından gösterilen tanıkların beyanları ile işverenleri yüksek meblağlarda fazla mesai ücreti ödemeye mahkûm etmektedir. Bu nedenle bordroların işçilere imzalatılması da büyük önem arz etmektedir.
Yine, bordrolar oluşturulurken kartuş tükenmeleri, yazıcı kaymaları gibi hususlara da dikkat edilmelidir.
4- Yıllık İzin Formları: Bilindiği üzere, işçiye yıllık izin kullandırıldığının ya da kullanılmayan izinlerin ücretinin ödendiğinin ispatı işverenin uhdesindedir. İşveren ise bu ispat mükellefiyetini alelade bir belge ya da tanıkla değil, usulüne uygun tutulmuş imzalı yıllık izin defteri ya da izin formları ile yerine getirmelidir.İşçinin yıllık izin kullanmak istediğini belirten belge imzalaması yeterli değildir. Belgeden, iznin kullanılmış olduğu da anlaşılmalıdır.
5- Tutanak ve İhtarnameler: İşçi hakkında tutulan tutanaklar, işçilere verilen ihtarlar, ibranameler,ihbar önelleri ve fesih bildirimlerinin yazılı ve usulüne uygun olması ve yine özlük dosyasında bulunması gerekmektedir. Aksi halde işveren yaptığı haklı/geçerli feshi kanıtlayamayacak ve kıdem ve ihbar tazminatı gibi işçilik alacaklarını ödeme durumu ile karşı karşıya kalacaktır. İhtarnameler ve iş akitlerinin usulüne uygun feshi, genişliği nedeniyle bir başka yazının konusunu teşkil edecektir.
Tüm bu belgelerin güncel olarak düzenlenmesi ve işten ayrılan işçi tarafından ayrılırken götürülmesini önlemek amacıyla korunması gerekmektedir.
Sonuç olarak belirtelim ki, iş davalarında iyi bir savunma işveren açısından yeterli olmamaktadır. İşveren, aleyhine dava açılmadan önce, iş mevzuatına uygun şekilde yükümlülüklerini yerine getirmeli ve gerekli tedbirleri almalıdır. Aksi halde İş Kanunun kendisini koruyan hükümlerinden faydalanamayacağından, açılan davanın aleyhine sonuçlanması da kaçınılmaz olacaktır.
Açılacak davalar ile oluşacak zararı önlemek adına, bilhassa işçi sayısı fazla olan işverenlerin tüm bu süreçlerde bir hukuk danışmanına ya da İK uzmanına danışması büyük önem taşımaktadır.
